做行政采購(gòu)的寶寶們肯定都清楚,企業(yè)辦公用品采購(gòu)是一件說(shuō)起來(lái)簡(jiǎn)單,實(shí)際操作起來(lái)卻非常繁瑣的事情。
辦公用品種類繁多,范圍廣泛。老板要控制價(jià)格成本,員工要保證質(zhì)量過(guò)關(guān)。行政費(fèi)心費(fèi)力,還不一定能夠做到讓老板員工都滿意。那么作為企業(yè)行政采購(gòu),如何才能做好辦公用品采購(gòu)工作呢?
01.列一個(gè)辦公用品采購(gòu)清單
做好辦公用品采購(gòu)第一步就是要列好物品采購(gòu)清單,物品采購(gòu)清單要在采購(gòu)前就整理清楚,并做到心中有數(shù)的。
要做到心中有數(shù)就要清楚辦公用品的主要分類:辦公用紙、文具/財(cái)務(wù)用品、辦公耗材、IT/數(shù)碼通訊、辦公設(shè)備、辦公日用、辦公家具基本的幾大類。
辦公用品采購(gòu)清單要根據(jù)各部門的申報(bào)情況統(tǒng)計(jì),只有明確公司真正需要什么,才能做好辦公用品的采購(gòu)。
附常用辦公用品分類清單:
低耗類:辦公用紙、記錄本、書釘、墨水、筆芯、茶壺、茶杯、紙杯、筆、便簽、便簽、電池、抽桿夾、文件夾、檔案盒、檔案袋、資料冊(cè)、訂書器、回形針、圖釘、大頭針、卷筆刀、橡皮擦、印泥、印油、票夾、掛鉤、尺、膠帶、筆筒、白板筆、固定膠、剪刀、膠水、涂改液、標(biāo)簽、打孔機(jī)、賬冊(cè)、復(fù)寫紙、計(jì)算器、臺(tái)歷、茶、紙兜等。
辦公耗材類:墨盒(水)、硒鼓、U盤、軟盤、刻錄盤、光驅(qū)、內(nèi)存條、耳麥、硬盤、色帶、插座、報(bào)架、鼠標(biāo)、油墨、鼠標(biāo)墊等。
耐損類:辦公桌、椅子、沙發(fā)、書柜、檔案柜、電話機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、裝訂機(jī)、碎紙機(jī)等。
固定資產(chǎn)類:電視、電腦、打印機(jī)、照相機(jī)、錄像機(jī)、投影機(jī)、點(diǎn)鈔機(jī)、復(fù)印機(jī)、保險(xiǎn)柜、冰箱等。
保潔用品:拖把、洗拖把清潔桶、盆、灰斗、掃把、煙灰缸、抹布、垃圾袋、洗衣粉、清潔皂、編織袋、膠皮手套等。
公司臨時(shí)列入辦公用品的其他物品。
02.了解辦公用品的品牌和價(jià)格
當(dāng)然做好辦公用品采購(gòu)可不是把采購(gòu)清單上的物品買回來(lái)那么簡(jiǎn)單。
確定好需要采購(gòu)的辦公用品后,接下來(lái)要做的就是了解辦公用品品牌和價(jià)格了,科學(xué)的選擇辦公用品供應(yīng)商。
當(dāng)然隨著網(wǎng)購(gòu)及快遞行業(yè)的發(fā)展,你也可以選擇通過(guò)網(wǎng)絡(luò)采購(gòu)了解各個(gè)品牌辦公用品的品牌和價(jià)格。
在辦公用品網(wǎng)站上,你不但可以直觀的看到商品的基本外形功能樣式,并且更容易做到貨比三家,購(gòu)買到物美價(jià)廉的辦公用品。你可以多找?guī)准肄k公用品供應(yīng)商比較價(jià)格,還需要注意供貨商的報(bào)價(jià)是否是注明品牌,綜合比較一下采購(gòu)成本等。
03.選擇并確定供應(yīng)商
選擇供應(yīng)商,首先要以提供正規(guī)的辦公用品為前提,
其次要考慮自身情況“量身定做”尋找適合自己的供應(yīng)商。
做到同樣的質(zhì)量比價(jià)格,盡量降低采購(gòu)成本
做好與供應(yīng)商的溝通,確定供應(yīng)商。如何是網(wǎng)上采購(gòu),要了解他們的物流配送和發(fā)票情況。
附確認(rèn)事項(xiàng)清單:
1.價(jià)格包含哪些項(xiàng)目,例如:商品價(jià)格,運(yùn)費(fèi)等。
2.是否品質(zhì)保證?
3.工期是多少天?
4.付款方式是什么?轉(zhuǎn)賬還是貨到付款?
5.配送方式?有無(wú)貨運(yùn)保險(xiǎn)?
6.有無(wú)合同?電子合同還是書面合同?
7.退換貨條款
8.發(fā)票
04.辦公用品評(píng)估
在收到辦公用品以后,在一定時(shí)間內(nèi),要對(duì)物品的其評(píng)估,確定是否進(jìn)行下次合作。這樣在未來(lái)的采購(gòu)中就更容易做到便捷。